LAS BARRAS

Las barras

 La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar/restaurar y cerrar 

 La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar  o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.

 La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... 

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir. 

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

1. La barra de Herramientas de acceso rápido

Esta barra no presenta ningún cambio con respecto a la de los otros programas de Office 2010. Puedes ubicar allí los comandos que más uses para tenerlos a un clic de distancia.

Puedes escoger qué comandos quieres que aparezcan en esta barra de herramientas. Por defecto, allí encontrarás los comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer.

Aprende cómo usar la barra de herramientas de acceso rápido ingresando a nuestra lección: Cómo usar la pantalla de Office 2010.

2. La Cinta de Opciones

Está en la parte superior de la ventana de Access 2010, justo debajo de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y es donde se hallan las pestañas Archivo, Inicio,Crear, Datos externos, etcétera.

Allí, tendrás acceso a todas las funciones para trabajar en Access 2010. Cada pestaña cuenta con varios grupos de comandos que puedes ejecutar de acuerdo con tus necesidades, ya que ellos permiten ejecutar acciones.

Para entender cómo funciona la Cinta de Opciones en Office 2010, ingresa a nuestra lección: Cómo usar la pantalla de Office 2010.

Cada grupo de comandos está divido uno de otro y tiene su nombre en la parte inferior. Por ejemplo, los grupos de la pestaña Archivo son: Portapapeles,Ordenar y filtrar, Registros, Buscar y Formato de texto (ver imagen arriba). Ellos cuentan con comandos parecidos entre sí. Por ejemplo, en el grupoPortapapeles verás todos los comandos relacionados con copiar y pegar.

Algunas pestañas se activan dependiendo del objeto en el que estés trabajando. Por ejemplo, si estás editando la información de una tabla de la base de datos, entonces verás que en la Cinta de opciones aparecen dos nuevas pestañas bajo el títuloHerramientas de Tabla, como se muestra en la imagen. Cada una con nuevos grupos de comandos específicos para el trabajo con las tablas en Access 2010.

3. El panel de navegación

El panel de navegación es una lista de los objetos que has creado en la base de datos. Verás que aparecen organizados en grupos (por tipo de objeto) para que los encuentres con más facilidad.

Desde el panel de navegación, puedes cambiar el nombre de los objetos, abrirlos y eliminarlos.

Minimizar el panel de navegación

Con el panel de navegación te será mucho más sencillo gestionar los objetos de tu base de datos, pero si consideras que ocupa un  espacio importante de tu pantalla, intenta minimizarlo.
Para hacerlo, haz clic en la pequeña flecha de dos puntas situada en la parte superior derecha del panel de navegación.

Para hacer que el panel de navegación aparezca nuevamente, haz clic de nuevo en la pequeña flecha de dos puntas.

Puedes reducir el tamaño del panel de navegación sin tener que minimizarlo. Para ello, haz clic sobre el borde derecho del panel y arrástralo hasta conseguir el tamaño deseado.

4. Panel de objeto

La mayor parte de la ventana de Access 2010 está conformada por el panel de objetos, ya que es allí donde se concentra la mayor parte del trabajo. En este espacio podrás visualizar cada uno de los objetos de tu base de datos e ingresar los datos en cada uno de ellos.

En caso de que tengas abierto más de un objeto, estos se almacenarán en pestañas en la parte superior del panel. Haz clic en la X del extremo superior derecho para cerrar el objeto que estás trabajando.

5. Barra de navegación de registros

Esta barra te permite dirigirte rápidamente a la ubicación de un registro específico o habilitar los campos para agregar uno nuevo.

Haz clic en las pequeñas flechas para moverte por los registros o escribe en el campo el ID del registro al que quieres saltar. Para agregar un nuevo campo, haz clic en la flecha con la estrella amarilla.

6. Barra de búsqueda

Puedes utilizar el cuadro de búsqueda de registros para buscar cualquier elemento del objeto en el que estés trabajando.

El primer resultado que coincida con el término de búsqueda aparecerá resaltado en un recuadro amarillo. Para navegar los otros resultados, presiona la tecla Enter.

Usar barras de herramientas y opciones de inicio personalizadas de versiones anteriores de Access

Si creó barras de herramientas y barras de menú personalizadas en versiones anteriores de Microsoft Office Access, en este artículo se describe cómo se comportarían estas configuraciones al abrirlas en Microsoft Access 2010.

En este artículo

Cómo se comportan las bases de datos de versiones anteriores en Access 2010.

Abrir una base de datos de una versión anterior que contenga barras de herramientas personalizadas

Configurar Access 2010 para usar solo barras de menú personalizadas

Cómo se comportan las bases de datos de versiones anteriores en Access 2010.

Si una base de datos de Access de una versión anterior (archivo .mdb) contiene barra de herramientas personalizada, barras de menús personalizadas o un comportamiento de inicio personalizado, puede mantener las opciones al abrir la base de datos en Access 2010 o al convertir la base de datos heredada en una base de datos de Access 2010 (archivo .accdb o .accde). Por ejemplo, si desactivó las barras de herramientas integradas y reemplazó la barra de menús predeterminada en una base de datos creada en Access 2003, este comportamiento se conserva al abrir la base de datos en Access 2010 a menos que lo cambie con la versión anterior de Access.

Puede ocultar la cinta al abrir archivos heredados (archivos .mdb, .mde y .mda) en Access 2010 o definir diferentes comportamientos para los archivos de versiones anteriores mediante el uso de Opciones de Access para personalizar el comportamiento de la cinta y las barras de herramientas. Para obtener más información, veaConfigurar opciones de usuario para una base de datos actual desde una ubicación centralizada.

Al abrir una base de datos de Access de una versión anterior y elegir que se muestre la cinta, todas las barras de herramientas personalizadas se muestran como grupos en la ficha Complementos. Cada grupo de la ficha se corresponde con una barra de herramientas personalizada y usa el nombre asignado a la barra de herramientas original. Sin embargo, las barras de herramientas deben estar visibles en la base de datos heredada ya que, de lo contrario, no aparecerán en la ficha.

NOTA   Si desea omitir alguno de los comportamientos de inicio personalizados, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras abre la base de datos.

Volver al principio

Abrir una base de datos de una versión anterior que contenga barras de herramientas personalizadas

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
   Aparece el cuadro de diálogo Abrir.
2. Seleccione el archivo de base de datos (un archivo .mdb o .mde) y después haga clic en Abrir.
   Access 2010 abre la base de datos de la versión anterior y los objetos de base de datos aparecen en el panel de navegación. Si ha configurado un formulario, un panel de control u otro objeto para que aparezca al inicio, ese objeto también se muestra en el panel de navegación. Además, si ha creado barras de herramientas o barras de menús personalizadas, éstas aparecerán en la ficha Complementos como un grupo o más. Cada grupo usa el nombre asignado originalmente a la barra de herramientas o la barra de menús personalizadas.
   NOTA   Si la ficha Complementos no está visible, haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones y después enPersonalizar cinta de opciones. Desde la zona Personalizar cinta de opciones, asegúrese de que está seleccionada la opción Complementos.
3. Haga clic en la pestaña Complementos.
   Las barras de herramientas personalizadas aparecen como uno o varios grupos y puede usarlas cuando sea necesario. Por ejemplo, si una barra de herramientas personalizada contiene el comando Imprimir relaciones, Access no habilita este comando hasta que se muestran las relaciones de la base de datos abierta.

Volver al principio

Configurar Access 2010 para usar solo barras de menú personalizadas

1. Abra la base de datos de Access de una versión anterior en Access 2010.
2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual.
4. En Opciones de barra de herramientas y de la cinta de opciones, desactive las casillas de verificaciónPermitir el uso de menús no restringidos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Pantalla principal

PANTALLA PRINCIPAL

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento

 

Información general 

 Cinco plantillas de base de datos de web se incluyen con Microsoft Access 2010. Están diseñados para ayudar a los usuarios ser más productivos con Microsoft Access inmediatamente en varios escenarios comunes. También pueden ayudar a los desarrolladores la productividad en la creación de bases de datos de web.
Este artículo se centra dentro de la plantilla de base de datos de web de problemas para explicar cómo funciona la plantilla y, a continuación, en particular, el diseño de patrones que puede reutilizar al crear las bases de datos de la web.
 

Crear una instancia de la plantilla de la base de datos de problemas Web

Antes de comenzar, cree una nueva base de datos de la plantilla de base de datos de web de problemas.

Para crear una nueva base de datos de la plantilla de base de datos de web de problemas

1. Iniciar Access 2010.
2. En la ficha Nuevo de Vista Microsoft Office Backstage, haga clic en Plantillas de ejemplo.
3. En Plantillas disponibles, haga clic en la Base de datos web de problemas.
4. En el cuadro de diálogo Nombre de archivo , escriba un nombre de archivo.
5. Haga clic en Crear.

Buscar el código en la interfaz de usuario de acceso

Si eres un desarrollador experimentado de Access, ha utilizado Visual Basic para aplicaciones (VBA) para implementar el flujo de lógica y el programa de negocio. Una diferencia importante entre bases de datos de web y las bases de datos de acceso de cliente de lectura y escritura es que las bases de datos de web no admiten el código VBA. En bases de datos de la web, la lógica personalizada se implementa mediante macros.
En versiones anteriores de Access, esto habría realizado una sofisticada aplicación difícil de desarrollar. Sin embargo, esto es inferior a una restricción de esperar, porque se han mejorado significativamente las capacidades de macro Access 2010.
No encontrará las macros mediante el panel de navegación de exploración. En caso de que encuentre una macro determinada depende de su tipo
Las macros que capturar formularios y controlar eventos se incrustan en el evento de control a los que están conectados. Es decir, se almacenan como parte del control en lugar de como un objeto independiente.
Por ejemplo, desea examinar la macro incrustada en el evento On Load del formulario principal. Para ello, utilice el procedimiento siguiente.

Para examinar la macro incrustada en la carga en incluso del formulario principal

1. Abra el formulario de Main en la vista Diseño.
2. En el panel de la Hoja de propiedades , seleccione el Formulario en el menú desplegable.
3. Haga clic en la ficha Evento .
   El evento al cargar muestra [Macro incrustada], tal como se muestra en la figura 1.
   
   Figura 1. En el evento de carga en la hoja de propiedades
   
   
4. Haga clic en el botón de Puntos suspensivos .

La macro se abre en el generador de macros.
Las macros de los datos, un nuevo tipo de macro introducido en Access 2010, se adjuntan a las tablas y los eventos de la tabla. Para ver las macros de datos adjuntas a una tabla determinada, debe abrir la tabla.
Por ejemplo, desea examinar las macros de datos almacenadas en la tabla problemas. Para ello, utilice el procedimiento siguiente.

Para examinar las macros de datos en la tabla de problemas

1. Abra la tabla Issues.
2. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha Tabla .

Los eventos de la tabla se muestran en los grupos Eventos posteriores . Se resaltan los eventos que contienen macros de datos, como se muestra en la figura 2.

Figura 2. Ficha tabla

En este ejemplo, una macro de datos está incrustada en los eventos de Cambio previo y Después de actualizar . Para mostrar la macro de datos, haga clic en un evento resaltado.
Una macro de datos con nombre está asociada a una tabla, pero no un evento determinado. Para ver las macros de datos con nombre que se adjunta a la tabla RelatedIssues, utilice el procedimiento siguiente.

Para ver las macros de datos con nombre que se adjunta a la tabla RelatedIssues

1. Abra la tabla Issues.
2. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha Tabla .
3. Haga clic Macro con nombre, haga clic en Editar macros con nombrey, a continuación, haga clic en el nombre de la macro que desea examinar.

La macro se abre en el generador de macros.
Los métodos mostrados anteriormente en esta sección no proporcionan una forma cómoda de examinar las macros incrustadas en los controles y las macros de datos asociadas a tablas.
Generador de macros proporciona un método práctico que puede utilizar para descubrir qué formularios, controles, y las tablas han macros incrustadas.
Para abrir el generador de macros, utilice el procedimiento siguiente.

Para abrir el generador de macros

1. En la ficha Crear , en el grupo de Macros y código , haga clic en Macro.
2. En el panel de Catálogo de acciones , haga doble clic en la categoría de En la base de datos.

Haga doble clic en una de las macros incrustadas no se abre esa macro para su edición. En su lugar, la macro seleccionada se agrega a la apertura de macro actual en el generador de macros. Si usted intención de modificar una macro, se deben abrir desde el evento de control que incorpora la macro.
  

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Barra de Título
La barra de título
contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamostrabajando en el momento actual.En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar ycerrar.
Barra de Acceso Rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access comoGuardar, Imprimir o Deshacer.
Cinta de opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas.Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creaciónde los diferentes elementos que se pueden crear en Access.Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porquetienen un color atenuado.Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que teencuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellasopciones que te serán útiles en cada pantalla.


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Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocuparmenos espacio.De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic encualquier pestaña.
La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicacionessobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en laque estemos en cada momento.

Barra de titulo Es la barra en donde se encuentran el nombre de las presentaciones de Access. En ella están las opciones comunes de Windows: Minimizar, maximizar y cerrar. Barra de Menú Es la barra donde se encuentra unas opciones que a seleccionarlas , se encuentran sub-menues, que contienen todas las opciones, funciones y comandos para trabajar con Microsoft Access. Barra de Herramientas Contienen diferentes iconos, que nos permiten ejecutar directamente las funciones y comandos más usados en Access, esta sufre variacionesde acuerdo a la situación o al objeto seleccionado. Estas opciones también se encuentran en la barra de Menú Área de trabajo Access Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, por ejemplo: Las bases de datos, formularios, informes, etc. Barra de estado Nos muestra una breve reseña de la acción de determinado comando. Puede indicarnos también qué operación podemos realizar a continuación. Si llevamos el señalador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botón-herramienta, podremos leer allí una breve descripción de su funció. Ventana de bases de Datos Esta ventana contiene las opciones para crear una base de datos, esta incluyen: Tablas, Formularios, Consultas, Informes, páginas, macros y módulos. Que son las herramientas necesarias que contienen una base de daros. El botón de Microsoft Office reemplaza el menú Archivo y está situado en la esquina superior izquierda de estos programas de Microsoft Office.

 La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar/restaurar y cerrar 

 La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar  o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.

 La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... 

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir. 

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

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                                        Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. 
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú. 
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en el ordenador.
Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar Para cerrarAccess 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar 

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir 

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos losnombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

 La barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar/restaurar y cerrar .

 La barra de Acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar  o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos cómo más adelante.

 La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado, gris.

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2010

·  Formas básicas de iniciar Access 2010.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú. 

Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador.

Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciará el programa.

- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Puedes iniciar Access 2010 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí.

·         Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir . 

Para crear una nueva base de datos debemos:
 Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo. 
Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opciónBase de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

 Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.

Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
 Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.
Si quieres ver cómo funciona el Panel de navegación te recomendamos que visites este avanzado  

Cerrar la base de datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
- En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos .
- O bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.

2.4. Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:
Desde la pestaña Archivo > Abrir

Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A.
En ambos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que selecciones el archivo que quieres abrir:

Deberás situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botón Abrir.
 Desde la pestaña Archivo > Reciente
En la opción Reciente encontrarás una lista de los últimos archivos abiertos, al igual que en el método anterior. Haz clic en la que quieras abrir.
 Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas:
Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio > Todos los Programas, aparecerá la ficha Archivo desplegada.
En ella encontrarás una lista de las cuatro últimas bases de datos abiertas, exactamente igual que en el método anterior, pero directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir.
Desde Archivo > Reciente (el método que hemos visto anteriormente) podemos configurar cuántos elementos veremos en el acceso rápido. Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un máximo de 17. No es recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso.
También podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0 elementos o bien desactivando la casilla de verificación.

Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su acceso rápido, al hacer clic en un elemento se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la última vez que se abrió. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedará desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrará un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, deberás utilizar cualquiera de los dos primeros métodos y buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.

LA CINTA DE OPCIONES

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. Es importante que t

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado, gris.

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submenú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

   Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

Unidad 1. Elementos básicos de Access 2010

La pestaña Archivo

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones anteriores se encontraban en el botón Office.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.

  Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para cerrar la aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más utilices.

1.4. La ayuda

Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos:

Hacer clic en el botón de Ayuda , en la zona derecha de la Cinta de opciones.

Pulsar la tecla F1 del teclado.

El programa también ofrece otras opciones interesantes, para elllo:

Pulsar Ayuda en la pestaña Archivo. En este apartado además encontrarás enlaces a las webs de Microsoft que te facilitarán información sobre las novedades de esta versión en concreto, ayuda técnica o actualizaciones del programa.

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos

2.1. Conceptos básicos de Access

2.2. Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.

Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

Si quieres ver cómo funciona el Panel de navegación te recomendamos que visites este avanzado

2.3. Cerrar la base de datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

- En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos .

- O bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.

2.4. Abrir una base de datos

Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:

Desde la pestaña Archivo > Abrir

Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A.

En ambos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que selecciones el archivo que quieres abrir:

Deberás situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botón Abrir.

Desde la pestaña Archivo > Reciente

En la opción Reciente encontrarás una lista de los últimos archivos abiertos, al igual que en el método anterior. Haz clic en la que quieras abrir.

Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas:

Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio > Todos los Programas, aparecerá la ficha Archivo desplegada.

En ella encontrarás una lista de las cuatro últimas bases de datos abiertas, exactamente igual que en el método anterior, pero directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la que quieras abrir.

Desde Archivo > Reciente (el método que hemos visto anteriormente) podemos configurar cuántos elementos veremos en el acceso rápido. Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un máximo de 17. No es recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso.

También podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0 elementos o bien desactivando la casilla de verificación.

Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su acceso rápido, al hacer clic en un elemento se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la última vez que se abrió. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedará desactualizado y al tratar de abrir una base se mostrará un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, deberás utilizar cualquiera de los dos primeros métodos y buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.